Ladok och offentlighetsprincipen

Enligt förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor ska varje högskola och universitet dokumentera uppgifter om studenter och föra ett studieregister. Uppgifter som ska dokumenteras om varje student är t.ex. uppgifter om behörighet, urvalsgrund, antagning, studieresultat, betyg och examen.

KTH är en statlig myndighet och lyder som sådan under offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär bland annat att varje medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar. Rätten att ta del av allmänna handlingar får dock begränsas genom bestämmelser i lag. Bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet finns i huvudsak i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105) och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Det finns även bestämmelser till skydd för den personliga integriteten i dataskyddsförordningen, GDPR ((EU) 2016/679).

Uppgifterna i Ladok behandlas enligt samma regler som gäller för andra allmänna handlingar som förvaras hos en myndighet. Uppgifterna är som huvudregel offentliga. Rätten att ta del av uppgifterna kan dock begränsas av regler om sekretess. Det finns även bestämmelser i förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor som reglerar utlämnande av uppgifter ur registret.

Vissa regler om utlämnande av uppgifter i registret

Personuppgifter får inte lämnas ut om det kan antas att uppgifterna kommer att behandlas i strid mot dataskyddsförordningen (offentlighets- och sekretesslagen 21 kap. 7 §).

I vissa speciella fall kan man neka att lämna ut uppgifter om utländska medborgare (offentlighets- och sekretesslagen 21 kap. 5 §).

Enligt 2 kap. 6 § förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor får uppgifter på medium för automatiserad behandling lämnas ut från en högskolas studieregister till:

1. en annan högskola, om uppgifterna rör behörighet och underlag för urval eller studiemeriter som en student vill tillgodoräkna sig eller åberopa i samband med antagning till en utbildning eller utfärdande av examen, eller om uppgifterna behövs för utbildningssamarbete eller annan överenskommen samverkan mellan högskolorna,
    
2. ett lärosäte i en annan stat inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller i Schweiz under samma förutsättningar som uppgifter får lämnas ut till en högskola enligt 1,
    
3. Centrala studiestödsnämnden, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av studiestöd,
    
4. Universitets- och högskolerådet eller något annat organ som biträder högskolan med automatiserad behandling av ansökningar till en utbildning, om uppgifterna behövs för att genomföra arbetet,
    
5. SCB, enligt bestämmelserna i denna förordning,
    
6. en annan myndighet, om uppgifterna behövs för att handlägga ärenden om utfärdande av yrkeslegitimation eller meddelande av annan behörighet för ett yrke,
    
7. en myndighet i en annan stat inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller i Schweiz under samma förutsättningar som uppgifter får lämnas ut till svenska myndigheter enligt denna paragraf,
    
8. en studentkår som har sådan ställning enligt beslut av högskolan enligt 4 kap. 8 § högskolelagen (1992:1434) eller en nation som har sådan ställning enligt 4 kap. 15 § högskolelagen, om uppgifterna rör en students registrering på kurser och behövs för att studentkåren eller nationen ska kunna bestämma om han eller hon har rätt att vara medlem i studentkåren eller nationen, och
    
9. en student, om uppgifterna rör honom eller henne själv.

Enligt 2 kap. 6 a § samma förordning ska en högskola utan dröjsmål till Migrationsverket lämna ut uppgift om att

1. en studieavgiftsskyldig student har antagits till en utbildning, och
2. en student som avses i 1 inte har registrerat sig på utbildningen.

Om det, utifrån de uppgifter som finns registrerade om en studieavgiftsskyldig student, finns anledning att anta att studenten har avbrutit sina studier, ska högskolan meddela Migrationsverket detta.

Lagar och förordningar

Tryckfrihetsförordningen (1949:105)

Tryckfrihetsförordningen (riksdagen.se)

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

Offentlighets- och sekretesslagen (riksdagen.se)

Dataskyddsförordningen ((EU) 2016/679)

Dataskyddsförordningen, GDPR (imy.se)

Förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor

Förordning om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor (riksdagen.se)

Vid frågor om KTH:s behandling av personuppgifter kontakta KTH:s dataskyddsombud Robin Roy via e-post på dataskyddsombud@kth.se  eller på telefon 08-7908752.