Samgåendet FAQ

Kommer jag att få ändrade arbetsuppgifter?

Det är för tidigt att besvara i nuläget. Nu sker kartläggningar och analyser som underlag för prioriteringar av verksamhetsstödets utveckling. Arbetet innebär en översyn avstödprocesser, funktioner och ansvar vilket gör att arbetssätt och arbetsuppgifter kan komma att förändras. Översynen kan innebära möjligheter för dig att medverka till att utveckla arbetsuppgifter, arbetssätt och därmed även att utveckla din kompetens inom verksamhetsstödet.

Kommer jag att få en ny chef?

I det skedet av utvecklingsarbetet som vi befinner oss i just nu är det skolornas administrativa chefer som får universitetsdirektören som ny chef den 1 januari 2023. Utvecklingsarbetet som sker i dialog och delaktighet under kommande år kan innebära löpande, parallella och successiva organisationsförändringar.

Kommer jag behöva byta arbetsplats fysiskt?

Utvecklingsarbetet handlar primärt om att utveckla våra arbetssätt för att säkerställa ett mera likvärdigt och tillgängligt verksamhetsstöd. Det är för tidigt att säga om det kommer att påverka var olika arbetsuppgifter utförs rent fysisk. Det pågående utvecklingsarbetet som sker i dialog och delaktighet kan innebära att den fysiska arbetsplatsen kommer att ändras.

Kommer samgåendet att innebära nedskärningar av personal?

Alla nuvarande anställda övergår genom samgåendet i den nya organisationen.

Kommer jag som anställd behöva söka om min tjänst?

Nej.

Hur kommer jag som medarbetare inom stödet att beröras?

Beroende på vilka utvecklingsbehov som prioriteras under arbetets gång kommer medarbetare att involveras och påverkas på olika sätt.

Hur kan jag som medarbetare inom verksamhetsstödet bli delaktig i arbetet med samgåendet?

Genom dialog med din närmaste chef och genom medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar och andra dialoger kommer du som medarbetare att kunna påverka. [LÄNK TILL SIDA ELLER KONTAKTFORMULÄR]

Kan jag som forskare räkna med lägre kostnad för OH / TK / TKB från och med 1 januari 2023?

Nej, det nuvarande arbetet kommer att ge kostnadseffektivitet på längre sikt. Det övergripande målet är att säkerställa ett verksamhetsstöd med hög kvalitet och kostnadseffektivitet. Ett sådant stöd utgår från de behov som lärare och forskare har, och vad som krävs för att KTH ska leva upp till sitt åtagande som myndighet. I utvecklingsarbetet ingår därför att i dialog med användarna av olika stödformer hitta en arbetsdelning som optimerar lärares och forskares tid för undervisning / forskning och där stödet kan avlasta i andra arbetsuppgifter. OH-nivån ska spegla det behov av stöd som finns på KTH.

Kommer administrationen för lärare och forskare att öka?

Det övergripande syftet med att utveckla verksamhetsstödet är att frigöra tid till utbildning och forskning.

Hur kan jag som lärare eller forskare påverka arbetet med samgåendet?

Ett prefektråd har upprättats med universitetsdirektören som ordförande. Prefektrådets uppdrag är att vara rådgivande i frågor som rör de mest prioriterade stödbehoven i verksamheten för lärare och forskare. Du som är lärare eller forskare kan genom prefektrådet påverka och lyfta behov som är av vikt för hur verksamhetsstödet utvecklas.

Varför ska verksamhetsstödet bli en organisation?

Den huvudsakliga anledningen till att verksamhetsstödet på skolorna och det gemensamma verksamhetsstödet (GVS) ska bli en organisation är att säkerställa att studenter, lärare, forskare och personal får ett likvärdigt och tillgängligt stöd, oavsett var på KTH mottagaren befinner sig. När samgåendet har genomförts och verksamhetsstödet är en organisation ska vi tillsammans arbeta för att skapa ett mer kostnadseffektivt verksamhetsstöd med ännu högre kvalitet som matchar interna behov och förändringar i omvärlden.

Målet är att gemensamt organisera arbetet på ett långsiktigt hållbart sätt som skapar ordning och struktur och frigör resurser till utbildning och forskning. Ett annat viktigt syfte är att skapa ökade möjligheter för skolledningarna att utöva strategisk ledning av utbildnings- och forskningsfrågor.

Vad innebär ett samgående av verksamhetsstödet?

Konkret innebär samgåendet att verksamhetsstödet på skolorna och det gemensamma verksamhetsstödet (GVS) går samman och tillsammans bildar en ny organisation som leds av universitetsdirektören. Den nya organisationen kommer att heta Verksamhetsstöd (VS). Inledningsvis bildar verksamhetsstödet vid skolorna fem nya avdelningar tillsammans med avdelningarna inom GVS. Den nya organisationen ska sedan utvecklas baserat på kartläggning och analys av hur varje stödområde bäst organiseras. Det kan löpande, parallellt och successivt innebära fortsatta organisationsförändringar inom och mellan verksamhetsstödets avdelningar under kommande år.

Vad innebär det att verksamhetsstödet ska bli mer kostnadseffektivt?

Det innebär att vi ska arbeta smartare, det vill säga identifiera ineffektiva arbetssätt och dubbelarbete, och ersätta det med arbetssätt som skapar ett högre värde för studenter, lärare, forskare och personal över hela KTH.

När träder den nya organisationen i kraft och vad kommer den att heta?

Den nya organisationen börjar gälla den 1 januari 2023 och kommer att heta Verksamhetsstöd (VS).

Vilka är involverade och delaktiga i utvecklingsarbetet?

Arbetet med att utveckla verksamhetsstödet sker i samarbete mellan medarbetare som utför arbetet, chefer som leder samt mottagare som ska uppleva nytta av det stöd som arbetet resulterar i.

Vad innebär det rent praktiskt att skolornas verksamhetsstöd blir avdelningar inom verksamhetsstödet vid KTH?

Det innebär konkret att skolcheferna inte längre är linjechefer för verksamhetsstödet utan att universitetsdirektören ansvarar för hela KTH:s verksamhetsstöd.

Min del av verksamhetsstödet på skolan organiseras annorlunda jämfört med samma funktioner på andra skolor. Vad menar vi med att det ska bli ett enhetligt verksamhetsstöd?

Alla inom verksamhetsstödet kommer att behöva bidra till att hitta lösningar så att vi ger ett likvärdigt stöd till studenter, forskare och lärare över hela KTH. Stödet ska utformas utifrånvad som är mest relevant. Ibland organiseras stödet bäst institutionsnära eller på skolnivå och ibland är det mer ändamålsenligt att stödet organiseras på distans och servar hela KTH med en specifik kompetens eller systemstöd. De konkreta lösningarna kommer att behöva formas fram till 2026.

Hur ska utvecklingen av verksamhetsstödet resurssättas?

Resurssättningen sker i huvudsak genom sakkunniga inom olika stödområden i organisationen. I första hand kommer en gemensam resursallokering att behövas och i vissa fall omprioriteringar av befintliga resurser inom stödet. Utifrån arbets- och delegationsordningen och verksamhetsplanen för verksamhetsstödet2023-2025 ska varje ansvarig chef planera och budgetera för den egna verksamheten i syfte att kunna leda och fördela både det löpande arbetet samt utvecklingsarbetet på ett effektivt sätt. För att stödja IT-relaterad utveckling beslutades i KTH:s verksamhetsplan 2022 om ensatsning på 30 mnkr per år under fem år.

Varför sker utvecklingen av verksamhetsstödet i form av ett program?

Ett program är ett sätt att bedriva utvecklingsarbete i en organisation. Syftet är att hitta synergier genom att samordna flera projekt och aktiviteter med samma övergripande mål, istället för att de hanteras var för sig. Ett program ska stödja utvecklingsarbetet exempelvis genom gemensamma mallar och metoder för arbetet.

Vad är skillnaden mellan rektors beslut i mars och det som har fattats i juni?

Beslutet i mars 2022 fastslog vad som ska ske; ett samgående mellan dagens gemensamma verksamhetsstöd (GVS) och verksamhetsstödet vid KTH:s fem skolor. Beslutet i juni 2022 innehåller en plan för hur samgåendet ska genomföras; kartläggningarna och analyser som har gjorts under våren används som utgångspunkt. Den nya organisationen som börjar gälla den 1 januari 2023 innebär att verksamhetsstödet vid KTH:s fem skolor bildar varsin avdelning under universitetsdirektören. [LÄNK TILL BESLUT]

När kommer nästa beslut?

Det rektorsbeslut som planerades till oktober 2022 om den övergripande organiseringen av verksamhetsstödet har tidigarelagts och organiseringen framgår av beslutet om programdirektiv den 14 juni. Fortsatta förändring av organisationen kan ske löpande, parallellt och successivt under kommande år.