Bokningsvillkor KTH Reaktorhallen

Allmänt om bokningsvillkoren

Dessa bokningsvillkor (”Bokningsvillkoren”) ska gälla när Kungliga Tekniska högskolan, org.nr 202100-3054 (”KTH”) ingår avtal om bokning av KTH Reaktorhallen (”Lokalen”) med en juridisk person (”Hyresgästen”).

• Endast juridisk person får hyra Lokalen och Lokalen hyrs inte ut för privata ändamål.
• Hyresgästen godkänner Bokningsvillkoren vid bokning av Lokalen via KTH:s hemsida och förbinder sig att följa dessa i sin helhet.
• Avtal om bokning av Lokalen (”Avtalet”) träder i kraft när KTH har godkänt Hyresgästens bokning genom en bokningsbekräftelse.
• Hyresgästen ska kontrollera att bokningsbekräftelsen överensstämmer med det som Hyresgästen har bokat och meddela eventuella fel till KTH omgående.
• Avtalet gäller så länge någon av KTH eller Hyresgästen har åtaganden enligt Avtalet eller enligt överenskomna ändringar eller tillägg. Avtalet upphör automatiskt att gälla när KTH och Hyresgästen fullföljt samtliga åtaganden.

Om hyran

Generella hyresnivåer för att hyra KTH Reaktorhallen  förklaras på KTH:s hemsida. Det specifika hyresbeloppet för respektive hyrestillfälle anges i den bokningsbekräftelse KTH skickar till Hyresgästen efter det att bokning har skett.

Vad ingår i hyran?

• Bassystem för effektljus.
• Befintliga möbler.
• Visningstillfälle.
• Städning.
• Traverskran kan användas efter överenskommelse och utbildning.

​​​​Övriga grundförutsättningar:

• Den "betonggrop" som finns mitt i Reaktorhallen är i grundläget öppen, med räcken runt.
• Tider för evenemanget och leveranser enligt överenskommelse.

Extra kostnader tillkommer för:

• Projektor (enligt överenskommelse).
• Ljudsystem (enligt överenskommelse).
• Täckning av "betonggropen" med gallerdurk (11 000 kr).
• Användning av den orgel som finns i Reaktorhallen (5 000 kr).
• Introduktion till platsen av någon från KTH i samband med evenemanget (2 000 kr).
• KTH-personal på plats (enligt överenskommelse).
• Väktare.
• Eventuella extra städkostnader.

KTH reserverar sig för alla eventuella prisändringar. Utöver hyran kan KTH komma att ta ut en bokningsavgift som betalas i förskott. Bokningsavgiften återbetalas inte till Hyresgästen vid avbokning.

Fakturering av hyra

Faktura skickas till Hyresgästen efter genomförandet, om inget annat har överenskommits. Betalning ska ske i enlighet med fakturan som förfaller till betalning 30 dagar från fakturadatum.

Försenad inbetalning av hyra

Sker inte betalning i rätt tid har KTH rätt att av Hyresgästen, förutom fakturabeloppet, fordra ränta enligt räntelagen (1975:635) från den i fakturan angivna förfallodagen samt ersättning för de kostnader som är förenade med dröjsmålet. Hit räknas även kostnader för skriftlig betalningspåminnelse samt kostnader för verkställighet av betalnings- eller annan förpliktelse.

Avbokning av lokalen

Avbokning av Lokalen måste göras senast trettio (30) kalenderdagar före uthyrningstillfället om hyran för Lokalen inte ska debiteras Hyresgästen (bokningsavgiften kommer däremot oavsett att debiteras Hyresgästen). Om avbokning inte skett inom föreskriven tid, debiteras Hyresgästen hyran för Lokalen.

Avbokningar ska ske till angiven kontakt hos KTH (se ”Kontaktuppgifter”).

Undantag vid Force majeure

Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, sanktioner, pandemier, epidemier, myndighetsåtgärder, lagstiftning, driftstörningar eller andra omständigheter utanför parternas kontroll, berättigar parterna att avboka utan skyldighet för parterna att fullgöra sina förpliktelser enligt Bokningsvillkoren eller Avtalet samt befriar parterna från att utge eventuellt skadestånd.

Hyresgästens ansvar

• Hyresgästen ansvarar för eventuella tillstånd som kan behövas enligt lag samt kostnader i samband med genomförandet av Hyresgästens arrangemang. 
• Lokalen ska återställas i befintligt skick efter uthyrning, inklusive grovstädning, om ingen annan överenskommelse görs. 
• Hyresgästen ansvarar för och ska ersätta eventuella skador som uppstår i och på Lokalen och inventarier, både på fast och lös egendom, under hyresperioden. Skador eller fel ska snarast anmälas till KTH. 
• Hyresgästen ska snarast meddela KTH om Lokalen inte är i förväntat skick vid bokningstillfällets start. 
• KTH ansvarar inte för personskador, sakskador, rena förmögenhetsskador, indirekta skador eller indirekta kostnader eller liknande, om det inte följer av tillämplig tvingande lagstiftning.

Säkerhet och ordning i lokalen

Om Hyresgästen bryter mot någon av reglerna för säkerhet och ordning, kan Hyresgästen debiteras en avgift motsvarande kostnaden för KTH att återställa eller reparera fast eller lös egendom.

Ordningsregler

• Lokalen får inte nyttjas av Hyresgästen för annat ändamål eller för annan tid än vad som angivits vid bokningstillfället.
• Hyresgästen får inte hyra, eller låna, ut Lokalen i andra hand.
• I Lokalen får samtidigt vistas högst 100 + 30 personer (100 besökare, 30 i organiserande part).
• Under evenemang ska dörrar till förråd hållas stängda om inget annat överenskommits.
• Klistermärken och tejp som appliceras i samband med evenemanget (exempelvis för att fästa kablage på golv, vid uppsättning av affischer ) samt klister från dessa ansvarar Hyresgästen för att det tas bort. Görs inte det kan en extra avgift för rengöring belasta Hyresgästen.
• Möblering och belysning ska i möjligaste mån återställas om inget annat överenskommits.
• Vid publika evenemang ska det framgå att de genomförs i Reaktorhallen på KTH. Grafiskt material finns att tillgå och ska användas i enlighet med KTH:s grafiska profil .

Regler för brandsäkerhet och säkerhet

• Verksamhet i Lokalen sker på egen risk och försiktighet ska iakttas.
• Utrymningsvägar med trappor och korridorer ska hållas fria från föremål (gäller även förrum till trapphus).
• Rökning är förbjuden i och kring Lokalen.
• Brandbelastning i rekvisita, scendekor med mera ska hållas så låg som möjligt.
• Nödtelefoner finns vid hissarna på plan två och tre, samt i hissarna.
• Vid större evenemang med publik ska det finnas publikvärd på plats och beredskap att ta hand om besökare som får obehagskänslor på grund av Lokalens läge. Information ska ges till besökare om var nödutgångar finns.
• Den stora hissen ska skötas av en person som fått instruktioner av KTH.
• Vid utrymning får ej hissar användas, då ska något av de två trapphusen användas i stället.
• Återsamlingsplatsen är Malvinas väg 9, ovanför nödutrymningstrappan.
• Efter avslutat evenemang ska nödutrymningsvägarna kontrolleras så att ingen finns kvar. Det ska även kontrolleras att dörrarna vid nödutrymningsvägarna är stängda.
• Rökmaskin kan få användas efter särskild överenskommelse vid filminspelning (dock ej med publik).
• Varm mat får ej tillredas på plats eftersom det kan utlösa brandlarmet. Inte heller får andra saker som ger ifrån sig os användas, som exempelvis popcornmaskiner.
• Brandlarmet ska ständigt vara aktivt och får aldrig sättas ur funktion. Kostnader för eventuella larmutryckningar (brand- och inbrottslarm) orsakade av felaktigt handhavande från Hyresgästens sida eller från personal eller medarbetare anlitade av denne, debiteras Hyresgästen.
• Stearinljus och värmeljus får användas med försiktighet. Pyroteknik, marschaller eller annan öppen eld får ej användas inomhus.
• Större mängder sopor och avfall, exempelvis från rekvisitabyggen, och allt matavfall samt tomglas och emballage ansvarar Hyresgästen för att transportera bort.

Nyckelkortutlämning

• Nyckelkort hämtas och lämnas på angiven plats enligt bokningsbekräftelsen. 
• Nyckelkortet ska återlämnas snarast efter hyresperiodens slut, men senast inom fem (5) arbetsdagar. 
• Om inte nyckelkortet återlämnats inom föreskriven tid debiteras Hyresgästen en kostnad på 500 kr.

Ändringar i bokningsvillkoren och tillägg

KTH förbehåller sig rätten att ändra innehållet i dessa Bokningsvillkor. Sådana ändringar ska tillkännages minst sex (6) månader i förväg. Om ändringarna innebär att Hyresgästens möjlighet att använda Lokalen väsentligt förändras ska Hyresgästen ha rätt att avboka Lokalen.

För ändringar som följer av lag, myndighetsbeslut eller som är till fördel för Hyresgästen gäller dessa även om underrättelse inte skett på det sätt som framgår av ovan. KTH ska dock verka för att alltid informera om ändringar så långt det är praktiskt möjligt.

Tvist om giltighet, tolkning eller tillämning av bokningsvilkoren

• Tvist avseende giltighet, tolkning eller tillämpning av dessa Bokningsvillkor ska i första hand lösas genom förhandlingar mellan KTH och Hyresgästen.
• Löses inte tvisten inom skälig tid genom förhandlingar, kan tvisten prövas av allmän domstol eller annan enligt lag behörig instans.
• Om prövning av tvist pågår i någon av de ovannämnda instanserna får indrivning av den skuld som tvisten gäller inte ske förrän tvisten är slutligt avgjord.