66 dagar till en ny vana

Vi har gjort det! Vi har äntligen lyckats genomföra en konferens för alla medarbetare inom ITM:s stödverksamhet. Turen har inte stått på vår sida. Pandemin satte käppar i hjulen för en inplanerad konferens, nästa försök fick ställas in för att vi var för snabba att tro att pandemin var över. Men, den här gången blev det av. Inför samgåendet blev temat: ”Att vara verksamhetsnära i ett förändringsarbete”.

Vi startade upp tvådagarseventet med en extern föreläsare, Eric Thyrell som föreläste om ”Att tänka stort”. Det handlade om att tänka nytt, locka fram vår inre glöd samt modet att möta förändringar och utmaningar. Hans prat om olika typer av människor på arbetsplatsen och hans erfarenheter under vatten fick oss att både skratta och gråta. Vad gjorde karln med oss? Han injicerade en överdos av energi som höll i sig igenom hela konferensen.

Efter föreläsningen hade vi en paneldiskussion med medarbetare från kärnverksamheten. (Tack Annika Borgenstam, Martin Grimheden, Björn Laumert och Anna Jerbrant för att ni tog er tid.) Anna Blendow, vår förra HR-chef på ITM-skolan, var vår moderator under konferensen och hjälpte oss att hålla ordning på talare, hålla tider etc, men också att ställa relevanta frågor (stort tack Anna för detta).

Vi diskuterade: Vad betyder verksamhetsnära för oss? Vad menar vi med ett KTH? Vad ser vi för möjligheter och hot i och med samgåendet mellan nuvarande GVS (gemensamt verksamhetsstöd) och skolornas egna administration? Hur värnar vi om att visa ömsesidig respekt, förståelse, kunskap och tillit? Ska vi rent av ska skrota benämningarna ”kärnverksamhet” och ”stödverksamhet”, vi jobbar ju alla i samma verksamhet, som någon i panelen påpekade.

Panelen var överens om att kompetensen är hög inom stödverksamheten. Det är lätt att få hjälp, men vi måste visa att vi fångat frågan eller ärendet tydligare än vad vi gör idag. Vi behöver träffas oftare, bilda team av kompetens ut mot kärnverksamheten. Det fanns en gemensam önskan från panelen om att stödverksamheten skulle förstå hur institutionerna fungerar och vilka behov de har. Genom att öka förståelsen kan vi vässa vårt stöd.

Första dagens diskussioner resulterade i en diger lista med frågor till nästa dags gäster: Kerstin Jacobsson, universitetsdirektören, och Malin Ryttberg från ledningskansliet. Även här anordnade vi en mini-panel med Kerstin, Malin, Jenni Hollbrink och mig. Vi diskuterade planen för samgåendet mellan skolornas stöd och GVS; sekretariatets roll i förändringsarbetet; IT-portföljen för administration och hur vi ska behålla friheten och flexibiliteten för att kunna ge god service till ITM:s lärare och forskare trots att vi får gemensamma processer för hela KTH. Vi fick också veta hur arbetet med samgåendet förankras i kärnverksamheten.

Vad vi tar då med oss? En hel del ny energi och insikten att förändringar i sig inte alltid ger en förbättring, men å andra sidan, förbättringar sker alltid genom förändring. I Eriks föreläsning fick vi också veta att det tar ca 66 dagar att skapa en ny vana. Risken är med andra ord stor att vi ger upp för tidigt. Tittar vi 66 dagar framåt landar vi på 23 januari. Det är värt att då följa upp konferensen och se om vi tillsammans har lyckats skapa nya vanor kopplat till rädslor, valda sanningar, attityd och kommunikation.

Stort tack till er alla!

Text: Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan