Verksamhetsberättelse 2023

Inledning av överbibliotekarie Maria Haglund

Äntligen är KTH Bibliotekets Verksamhetsberättelse 2023 (pdf 5,5 MB)  klar (läs den i pdf eller här på webben)! Det är fantastiskt roligt att titta tillbaka på 2023 och se att bibliotekets support och tjänster ökar i användning. Bakom detta ligger ett gediget arbete med att få våra tjänster och support kända bland studenter och anställda samt att ställa om till verksamheter som möter studenter och forskares nya behov. Att ha ett tydligt användarfokus är grundläggande för vårt uppföljnings- och utvecklingsarbete.

Under 2023 har frågor om öppen vetenskap ytterligare varit i fokus. Genom KTH:s arbetsgrupp tillsatt av rektor har vi påbörjat ett strategiskt arbete som tidigare saknats. KTH:s forskning skall komma fler till del och genom satsningar på öppen tillgång är nu över 80 procent av det som publiceras tillgängligt utan licens. Det är en fantastisk utveckling, men som medför höga kostnader för KTH. Kostnaderna är något som vi genom det nationella konsortiet Bibsam ständigt jobbar med. Marknadens oligopol gör att dessa frågor inte är helt enkla och kräver mod och gemensamma strategier.

Under 2023 har vi fortsatt att utveckla stöd och support inom forskningsdata, det vill säga FAIR-data (att forskningsdata är findable, accessible, interoperable och reusable). Genom att dela data och återanvända forskningsdata kan forskningen snabbare komma till resultat och forskningens resultat blir mer transparent och reproducerbar. Under 2023 togs en benchmarkingrapport fram som har gett oss insikter kring hur andra gör och hur vi bör utveckla verksamheten framåt.

Under året har vi också deltagit i viktiga samarbeten kring breddad rekrytering och breddat deltagande. Biblioteket är en resurs för alla. Vår personal examinerar inte, utan biblioteket kan bidra med ett stöd i en neutral miljö. Vi erbjuder fokuserad studiemiljö, workshoppar, handledning och annat stöd, som kan bidra till att fler studenter klarar sina studier. Vi hoppas att vi framåt kan samarbeta ännu mer inom området för studenternas bästa.

Många av framtidens utmaningar måste ske i samverkan mellan många olika aktörer. Akademi och verksamhetsstöd behöver arbeta tillsammans för att utveckla verksamheten så att vi kan bidra på bästa sätt till utbildning och forskning.

Stort tack till alla medarbetare, lärare, forskare och studenter som bidragit till verksamheten!

Vi lyssnar på användaren

KTH:s framgång byggs av våra medarbetare och studenter. Biblioteket är ett nav där vi skapar möjligheter för studenter och forskare att utvecklas, lära och nå sina mål.

För att biblioteket ska vara relevant i den föränderliga värld vi lever i, behöver biblioteket utvecklas i takt med studenter och forskare. När vi arbetar användardrivet säkerställer vi att biblioteksupplevelsen motsvarar faktiska behov och förväntningar. Därför är user experience (UX), och användarcentrerade metoder en grundläggande del i bibliotekets verksamhetsutveckling.

Under året har arbetet med UX fortsatt. Stort fokus har detta år varit att göra det lättare att hitta rätt i bibliotekslokalen. Funktioner, rum och placeringar av böcker och tidskrifter ska vara tydliga för alla som besöker biblioteket. Genom intervjuer och observationer har vi kunnat förtydliga skyltning och annan vägledning i lokalen.

Under året har biblioteket deltagit aktivt i insatser för att förbättra och utöka stödet för forskare. En av dessa insatser var medverkan i en arbetsgrupp som tog fram nya webbsidor  anpassade för att stödja forskare. Utöver detta har personalen initierat insatser för att förstå användarnas behov och önskemål när det gäller stöd inom olika delar av forskningsprocessen, såsom publicering, hantering av forskningsdata enligt FAIR-principerna och analys av forskning. Detta arbete kommer att fortsätta under 2024.

En annan insats som utfördes under året var en större undersökning av studenters behov av stöd inom digitala färdigheter. Dels skickades en enkät ut till programansvariga för civilingenjörsutbildningarna och arkitektutbildningen, dels utfördes ett tiotal djupintervjuer med studenter. Resultatet har presenterats i olika sammanhang på KTH, samt på konferenser.

För att kontinuerligt följa biblioteksanvändarnas behov av service och support sjösattes under året ett detaljerat digitalt mätverktyg för att kunna följa vilken typ av frågor och ärenden som bibliotekspersonalen hjälper studenter och forskare med. Med bättre kunskap om efterfrågad service och insikt i vad som är otydligt för bibliotekets användare, kan vi utveckla service och tjänster så att de bättre svarar mot våra användares behov.

Samskapande kring biblioteksverksamheten

Kollegialitet, medarbetarskap och studentinflytande ska vara grundläggande för KTH:s utvecklingsarbete. Vi tror på våra studenters förmåga att bidra till biblioteksverksamheten och både utveckla och utvecklas tillsammans med biblioteket. Därför bjuder vi in till samarbete inom en rad områden.

Genom samverkan kan vi uppnå mer och skapa större nytta för alla involverade. Ett konkret exempel på detta är att studenter uppmuntras att använda biblioteket som studieobjekt. Under våren utförde tre studenter på programmet Architectural Lighting Design sitt examensarbete i ljusdesign med biblioteket som utgångspunkt. De levererade förslag på ljussättning som var såväl ändamålsenliga som konstnärliga, och som förhoppningsvis kan implementeras i lokalerna.

Flera olika utställningar har producerats i samarbete med forskare och studenter under året. Utställningarna har olika teman men belyser KTH:s forskning på olika sätt. Utställningarna placeras i bibliotekets skyltfönster ut mot Osquars backe vilket bidrar till stor exponering då gångstråket är populärt för KTH:s studenter och anställda.

Studenter som medarbetare

Studenterna bidrar även mitt i en av de mest centrala delarna av verksamheten genom att ge service i bibliotekslokalen. Tack vare våra amanuenser kan biblioteket vara bemannat och tillgängligt även på kvällar och helger, samt i Södertälje.

Ökat tryck på bibliotekets tjänster

Under 2023 har efterfrågan på bibliotekets tjänster ökat på i stort sett alla områden. Biblioteket fyller en viktig funktion för utbildning och forskning i en värld där behovet av kritiskt tänkande ständigt ökar.

Generativ AI har blivit ett viktigt samtalsämne och ett område där både studenter och personal behöver kunskap och förståelse för hur dessa verktyg kan användas, eller inte användas. Under 2023 har frågorna om detta ökat, vilket bidragit till utökat workshopprogram om generativ AI för informationssökning och skrivande, samt en ny webbsida om AI och informationssökning .

Besökssiffrorna visar att trycket på biblioteket som studie- och mötesplats ökat med cirka 7 %. Biblioteket är en populär studieplats och en ändamålsenlig utformning är nödvändig för att hantera de cirka 2800 besökarna (ej unika) en vanlig vardag. Utlån av tryckta böcker har ökat med cirka 13 % och användningen av e-resurser ökade med cirka 7 % (cirka 4,55 miljoner nedladdningar). Antal frågor i bibliotekets informationsdisk ökar, medan frågor via chatt, telefon och mejl ligger på en stadig nivå.

Biblioteket har också ökat sin synlighet i olika kanaler som nyhetsbrev och sociala medier.

Stöd till studenter och forskare

Biblioteket erbjuder individuell handledning för både studenter, forskare och andra anställda inom flera olika områden, och antalet handledningstillfällen med bibliotekarier har fördubblats. Antalet studenter som har deltagit i bibliotekets undervisning har ökat med 500 personer, vilket vittnar om att bibliotekets erbjudande efterfrågas och fyller en viktig funktion i studenternas utbildning.

Under 2023 har bibliotekets nya workshopserie med stöd för dig som skriver examensarbete, etablerats. De tre workshopparna har varit fullbokade och cirka 100 studenter har deltagit per workshop. Under 2024 ges workshopserien på nytt.

Vid terminsstarten har biblioteket anordnat välkomstaktiviteter för nya studenter, deltagit i KTH:s centrala aktiviteter, samt deltagit i Funkas informationsdagar för att presentera vilket stöd som erbjuds studenter med läs- och skrivsvårigheter.

Biblioteket har också nått ut till fler lärare genom att ha deltagit vid årets storträffar.

Våra litteratursökningsuppdrag för forskare har även dessa fördubblats.

Synliga samlingar

Ett omfattande arbete med att uppdatera och komplettera delar av bibliotekets samlingar av fysiska och elektroniska informationsresurser har gjorts och nedladdning och utlån har ökat. Samlingarna visas upp på ett mer systematiskt sätt, både fysiskt och digitalt. Utöver satsningar på inköp inom relevanta forskningsområden så har populärvetenskap och skönlitteratur med koppling till den teoretiska litteraturen köpts in. Den interaktiva inomhuskartan och förbättrad skyltning hjälper användare att hitta rätt, och tydliggör placeringar och funktioner i bibliotekslokalen.

En särskild satsning har gjorts med att presentera samlingarna i sociala medier.

Vi jobbar för att forskning ska vara så öppen som möjligt

Bibliotek har länge arbetat för mer öppenhet. Det vetenskapliga publiceringslandskapet ändrar ständigt skepnad, vilket gör att KTH proaktivt behöver arbeta både med riktlinjer, kultur och värdegrund, samt med praktiska verktyg och användarvänliga system.

Öppen vetenskap är paraplybegreppet för ett antal tillhörande begrepp, såsom öppen tillgång (open access), öppna data, OER (Open Educational Resources), öppen kod etc. För att KTH:s forskning ska få stort genomslag stödjer vi forskare, anställda och studenter för att göra forskning och övrigt material så tillgängligt som möjligt.

Färdplan för öppen vetenskap

Under 2023 skrev och publicerade bibliotekets personal rapporten Öppen vetenskap på KTH – Nuläge, historik och riktning framåt . Rektor har beslutat om en KTH-övergripande arbetsgrupp för implementering av SUHF:s (Sveriges universitets- och högskoleförbund) färdplan för öppen vetenskap. Arbetsgruppen har påbörjat sitt arbete med att prioritera förslagen från rapporten, och detta arbete fortgår 2024.

Utåtriktat arbete för öppen vetenskap och FAIR data

För att uppmärksamma öppen vetenskap anordnade biblioteket och SciLifeLab under hösten utställningen Fear of an unFAIR planet som belyser hur forskning och forskningsdata av olika anledningar riskerar att inte delas öppet. Utställningen berättade om förlagens, universitetens och bibliotekens maktkamp på ett visuellt lekfullt sätt, bland annat i form av en tecknad serie. I utställningen fanns även en varuautomat där besökaren kunde “köpa” en artikel från ett av de stora förlagen. I samband med utställningen anordnades även panelsamtalet Open and accessible data – a recipe for research success? med forskare från KTH och KI där möjliga vägar framåt för mer öppen forskningsdata enligt FAIR diskuterades. Både panelsamtalet  och dokumentation om utställningen  kan ses i efterhand.

Research Catalogue – ny plattform för konstnärlig forskning

Under 2023 påbörjades arbetet med att implementera en ny plattform för att publicera konstnärlig forskning. Plattformen är anpassad för att kunna visa bilder, filmer, ljud och annat visuellt material. På så vis kan KTH:s hela forskningsbredd bli än mer tillgänglig och synlig för alla. Plattformen kommer att lanseras på bred front 2024.

Ny öppen webbkurs

Under 2023 producerades och publicerades bibliotekets nya öppna webbkurs Söka, värdera, referera . Kursen är tänkt att fungera som en första anhalt för nya studenter att bättre förstå och hantera vetenskaplig informationsinhämtning. Kursen kan göras i egen takt, och användaren kan välja bland de olika modulerna som finns tillgängliga.

Kursen publicerades öppet i Canvas med CC-licens , vilket betyder att vem som helst kan gå kursen, eller använda kursens innehåll. Modulerna och filmerna kan också laddas ner och plockas in i valfri kurs i Canvas via Canvas Commons.

I samband med detta publicerades den nya webbsidan Bibliotekets kurser  där all information om bibliotekets olika kurser och filmmaterial samlas.

Öppen tillgänglig publicering på KTH fortsätter öka

Övriga väsentliga händelser under året

Förändrad biblioteksservice i Kista

KTH:s utbildning utvecklas och förändras ständigt, vilket också återspeglas i studenters, lärares och forskares behov av biblioteksservice. Med hybridundervisning och nya digitala vanor som en följd av pandemin har användningen av den fysiska bibliotekslokalen i Kista minskat. Under 2023 gjorde vi därför en omstrukturering av bibliotekets närvaro i Kista. Bibliotekslokalen stängdes och relevanta delar av bokbeståndet införlivades i samlingarna på biblioteket på KTH Campus. Vi har stärkt samverkan mellan EECS-skolan och biblioteket, vilket bland annat lett till att biblioteket kunnat bidra med fler undervisningstillfällen.

Biblioteket i siffror 2023

Mätvärdet är jämfört med 2022.

• 18 988 frågor i informationdisk och telefon (mätvärde saknas)

• 6582 frågor/ärenden i ärendehanteringssystemet Edge (- 13%)

• 663 frågor via chatt (- 3%)

• 12 109 utlån av tryckta böcker (+ 16%)

• 484 742 besökare, 2800 en vanlig vardag (ej unika) (+ 7%)

• 11 091 bokningar av grupprum (+ 16%)

• 4,55 miljoner nedladdningar av e-resurser (+ 7%)

• 7230 uppladdade filer i DiVA (+ 11%). Bibliotekspersonal kontrollerar och rättar samtliga.

• 49,4 årsarbetskrafter (- 4%)

• 82 evenemang (fysiska och online) (0%)

• 3281 studenter och forskare (ej unika) som fått undervisning av biblioteket (+ 18%)

• 110 individuella handledningar med bibliotekarier (+110%)

• 423 individuella handledningar med språkhandledare (CAS) (mätvärde saknas)

• 14 sökuppdrag för forskare (+ 180%)

Ekonomisk sammanfattning

Biblioteket omsätter 124 mnkr (+3%) Största kostnader är media och publiceringar, 56 mnkr (+2 mnkr), personalkostnader 50 mnkr (- 1 mkr) och lokalkostnader* 12 mnkr (+ 1 mnkr). Sifforna inom parentes är jämfört med 2022.

Orsaker till förändringarna är svag krona, ökade kostnader för öppet tillgänglig vetenskaplig publicering samt ny hyresmodell med internpriser. Under året har vi också haft vakanser i personalgruppen. Intäkterna har legat stabila under året och utgörs framför allt för projektbidrag från Vinnova och dess samfinansiering och del av de externa studieavgifterna.

Figur 1 Diagrammet visar bibliotekets kostnader 2023 fördelat på olika poster. Siffran inom parentes är förändring mot 2022. Beloppen är i miljontals kronor. *Siffran innefattar enbart ytor som betalas av biblioteket. Inkluderar även ytor som nyttjas av biblioteksbesökarna, men som inte betalas av biblioteket, uppgår lokalkostnaderna till omkring 30 mnkr. **Siffran innefattar inte bibliotekets personal som är involverade i KTH:s IT-delportföljer eftersom dessa kostnader aktiveras först efter att projekten tas i bruk.