Tips för presentationer

Att tänka på vid presentationer Olle Bälter, KTH CSC

All presentation går ut på att få mottagarna att förstå budskapet genom att koncentrera sig på detta, fundera över det, och diskutera det under så lång tid som möjligt. Hur? Genom att avskärma åskådarna från störningsmoment. Utgå från hur dina åskådare skulle vilja att budskapet presenteras. Viktigt att skilja på vad som är budskapet och vad du säger.

Budskap Sammanfatta budskapet tidigt i en till två meningar: “Få åhörarna att koncentrera sig på budskapet genom att göra det intressant och allt annat ointressant”

Rubrikmetoden: 2-4 rubriker med begripliga och intresseväckande ord. Säg det viktigaste först. Bidra med en röd tråd i ditt resonemang. Sammanfatta ofta.

Muntlig presentation och skrivna rapporter är två skiljda saker

Fastslå huvudbudskapet genom att upprepa det - helst på olika sätt.

Presentatör Tala om vem du är tidigt, men börja alltid med att fokusera på budskapet. Ditt namn är en del av ditt varumärke.

Om ni är flera, se till att ni vet vem som ska säga vad i förväg. Se presentationen som en välrepeterad teaterföreställning.

Kläder: slips för ekonomer, men inte på ett verkstadsgolv.

Rör dig (på ett naturligt sätt), ögat följer rörelser, men dansa inte Lambada.

Om du har något som är iögonfallande (bandage, blåöga) berätta om det direkt.

Nervositet motverkas av kunskap och övning. Djup bukandning, särskilt med huvudet nedböjt till fötterna.

Visa att du är intresserad av ämnet du ska presentera. Om du inte är det: se det som en karaktärsdanande övning.

Tal Tydligt, rätt hastighet, rätt håll, variera utan upprepningar.

Trovärdighet: Mimik/plastik 56%, Tonfall 37%, Sagda ord 7%.

Tala fritt, men ha stolpar som kan läsas utan att lyfta papperet.

Träna bort olater och lär dig en (för åhörarna) oprovocerande dialekt.

Ställ frågor som fångar in åhörarna som tänker på annat, ge alla tid att tänka efter.

Hög tonhöjd i talet, särskilt i slutet av meningar => man verkar osäker.

Åhörare Antalet påverkar möjligheterna att hålla en dialog. Färre än 30 går lätt.

Dialogform när det går. Muta till de som kommer med frågor/svar om nödvändigt.

Förkunskaper? Motiv, varför ska de lyssna till dig? Vad har de för intresse för ämnet? Varför är åhörarna där?

När en åhörare ställer en fråga, upprepa den så att alla hör (såvida inte frågaren sitter längst bak och talar starkt och tydligt).

Titta på flera/alla åhörare. Om det känns obehagligt att titta i ögonen, sikta på pannan.

Sammanfatta snabbt vad du sagt för dem som släntrar in.

Om du ger en serie av presentationer, t ex lektioner: gör klart för åhörarna att de förväntas komma i tid, men gör det inte till en moralisk fråga eller håll långa monologer varje gång någon avbryter. Hälsa vänligt och återta initiativet i presentationen, man vet aldrig om det finns giltiga skäl till att vara sen.

Inga idéer överförs intakta. Allt som är tvetydigt kommer att missförstås. Av det som inte är tvetydigt kommer hälften att missförstås. Upprepa därför dina huvudpunkter flera gånger på olika sätt.

Åhörarna kommer att ta kollektiva mikropauser minst 4 ggr per timme. Lär dig upptäcka dessa och lägg in icke-väsentlig information under dessa pauser.

Hjälpmedel Tavla Sudda i förväg, <text stör åhörarna>. Skriv rakt, tydligt och med storlek som räcker för sista raden.

Sal Vädrad, ljus, tyst, rätt storlek: något fler platser än personer.

Tekniska hjälpmedel (Video/Dator/Projektor mm) Testa i förväg på plats. Förbered för att klara dig utan.

Läsbart från sista bänk även utan perfekt syn? (18 punkter)

Tillför tekniken något? Om inte, låt bli! Fläktljud stör och mörker får folk att somna.

Använd Powerpoints (motsvarande) verktyg för presentationer. (Bildspel: Föredragshållarvy) och var medveten om att åhörarna tappar 15% av informationen jämfört med utan PPT.

Stordiaprojektor (OH) Använd bara när den behövs. Släck när den inte används.

Kolla skärpa, lampor och duk i förväg.

Endast rubriker (för att bidra till struktur) och bilder. Läs aldrig från duken (fel håll).

Peka på duken om du når, lägg penna på projektorn annars (bra om man darrar).

Rätt storlek på texten (18 punkter). Landskapsformat hindrar texten från att bli för lång.

Övertäckning medför att du slipper lösa bitar, men du avslöjar att det kommer mer.

Ramar runt OHn minskar störande ljus.

Väl valda färger, ej röd/blå (kromatisk aberration), ej röd/grön (vanligaste färgblindheten).

Bilder Hjälper din bild betraktarna att ta in budskapet? Känner sig alla inkluderade i bilden?

Tips för val av bilder.

Tid Kom i god tid för att kunna förbereda lokalen, börja på utsatt tid, sluta i god tid för frågor, de flesta kommer efter föredraget.

Är du osäker på hur lång tid de väsentliga delarna av presentationen tar, prova i förväg.

Anteckningar Serveras sist om du vill kunna föra en diskussion med åhörarna, men utlovas först.

Serveras först om du vill att åhörarna ska kunna komplettera anteckningarna.

Rekommenderad litteratur Bengt Hemlin: Sammanfattningsvis skulle jag vilja säga. AB Esper.

Pelle Mårtensson: Föreläsarens 7 dödssynder. Kreativa tankar.