Syftet med denna anvisning är att samla information om hur det centrala e-postsystemet är
uppbyggt och är tänkt att användas. Hur spam, antivirus och backup hanteras. Instruktioner om
hantering av massutskick, vad phishing är och vilka konsekvenser det kan få.
Automatisk vidarebefordran av e-post är inte tillåten för dig som anställd eller vid anställningsliknande förhållande på KTH eller annan statlig myndighet.
Allmänt räknas e-post som allmänna handlingar och att vidaresända dessa utanför myndigheten är inte tillåtet.
För att kunna garantera efterlevnad av KTH:s myndighetskrav så är automatisk vidarebefordran till annat e-postsystem (externt eller internt) inte tillåten. Anledningen till detta är att kunna säkerställa att den kommunikation som är av offentlig karaktär inte förloras. Den skall kunna spåras, följas upp och i ett eventuellt senare skede omprövas.
Detta gäller även vidarebefordran av e-post via manuella inställningar/filter/regler i Outlook, Webmail och/eller andra e-postklienter eller e-posthanterare.
Grundprincipen är att information som berör stora grupper av anställda i första hand ska distribueras via funktionsansvariga på skolorna. Massutskick kan lätt betraktas som ”spam” och innehåll som inte är relevant. Massutskick innebär också att tid måste avsättas för varje individuellt utskick hos såväl kommunikationsavdelningen som IT-avdelningen. De måste därför vara värda den arbetsinsats som görs, däri inbegripet det upplevda värdet av utskicket hos mottagarna.
