Vi har gjort det! Vi har äntligen lyckats genomföra en konferens för alla medarbetare inom ITM:s stödverksamhet. Turen har inte stått på vår sida. Pandemin satte käppar i hjulen för en inplanerad konferens, nästa försök fick ställas in för att vi var för snabba att tro att pandemin var över. Men, den här gången blev det av. Inför samgåendet blev temat: ”Att vara verksamhetsnära i ett förändringsarbete”.
Vi startade upp tvådagarseventet med en extern föreläsare, Eric Thyrell som föreläste om ”Att tänka stort”. Det handlade om att tänka nytt, locka fram vår inre glöd samt modet att möta förändringar och utmaningar. Hans prat om olika typer av människor på arbetsplatsen och hans erfarenheter under vatten fick oss att både skratta och gråta. Vad gjorde karln med oss? Han injicerade en överdos av energi som höll i sig igenom hela konferensen.
I panelen Anna Jerbrant, Annika Borgenstam, Andreas Alm Arvidsson, Eva Werner Sundén, Björn Laumert, Christina Carlsson och Martin Edin Grimheden.
Efter föreläsningen hade vi en paneldiskussion med medarbetare från kärnverksamheten. (Tack Annika Borgenstam, Martin Grimheden, Björn Laumert och Anna Jerbrant för att ni tog er tid.) Anna Blendow, vår förra HR-chef på ITM-skolan, var vår moderator under konferensen och hjälpte oss att hålla ordning på talare, hålla tider etc, men också att ställa relevanta frågor (stort tack Anna för detta).
Vi diskuterade: Vad betyder verksamhetsnära för oss? Vad menar vi med ett KTH? Vad ser vi för möjligheter och hot i och med samgåendet mellan nuvarande GVS (gemensamt verksamhetsstöd) och skolornas egna administration? Hur värnar vi om att visa ömsesidig respekt, förståelse, kunskap och tillit? Ska vi rent av ska skrota benämningarna ”kärnverksamhet” och ”stödverksamhet”, vi jobbar ju alla i samma verksamhet, som någon i panelen påpekade.
Panelen var överens om att kompetensen är hög inom stödverksamheten. Det är lätt att få hjälp, men vi måste visa att vi fångat frågan eller ärendet tydligare än vad vi gör idag. Vi behöver träffas oftare, bilda team av kompetens ut mot kärnverksamheten. Det fanns en gemensam önskan från panelen om att stödverksamheten skulle förstå hur institutionerna fungerar och vilka behov de har. Genom att öka förståelsen kan vi vässa vårt stöd.
Första dagens diskussioner resulterade i en diger lista med frågor till nästa dags gäster: Kerstin Jacobsson, universitetsdirektören, och Malin Ryttberg från ledningskansliet. Även här anordnade vi en mini-panel med Kerstin, Malin, Jenni Hollbrink och mig. Vi diskuterade planen för samgåendet mellan skolornas stöd och GVS; sekretariatets roll i förändringsarbetet; IT-portföljen för administration och hur vi ska behålla friheten och flexibiliteten för att kunna ge god service till ITM:s lärare och forskare trots att vi får gemensamma processer för hela KTH. Vi fick också veta hur arbetet med samgåendet förankras i kärnverksamheten.
Christina Carlsson och moderator Anna Blendow på scen.
Vad vi tar då med oss? En hel del ny energi och insikten att förändringar i sig inte alltid ger en förbättring, men å andra sidan, förbättringar sker alltid genom förändring. I Eriks föreläsning fick vi också veta att det tar ca 66 dagar att skapa en ny vana. Risken är med andra ord stor att vi ger upp för tidigt. Tittar vi 66 dagar framåt landar vi på 23 januari. Det är värt att då följa upp konferensen och se om vi tillsammans har lyckats skapa nya vanor kopplat till rädslor, valda sanningar, attityd och kommunikation.
Stort tack till er alla!
/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan
66 days to a new habit
We did! We finally managed to arrange a conference for all employees within ITM’s support services. Our ambitions have been dogged by bad luck. The pandemic put a planned summit on hold; the next attempt had to be canceled because we were too quick to believe that the pandemic was over. But, now it happened. And since we are facing a merger, the theme was: “Being close to operations in times of change.”
We started the two-day event with an external lecturer, Eric Thyrell, who talked about “Thinking big”. About bringing out our inner glow and the courage to face changes and challenges. His talk about different types of people at the office along with his experiences underwater, had us both laughing and crying. What did the man do to us? He injected an overdose of energy that lasted throughout the conference.
After the lecture, we had a panel discussion with employees from the core business. (Thank you Annika Borgenstam, Martin Grimheden, Björn Laumert and Anna Jerbrant for taking the time.) Anna Blendow, our former HR manager at the ITM school, was our moderator during the conference and helped us to keep the order of speakers, keep times, etc, but also to ask relevant questions (many thanks, Anna, for this).
We discussed what “close to operations” means to us? What do we mean by “One KTH”? What opportunities and threats do we see in the merger between the current GVS and the schools’ administration? How do we show mutual respect, understanding, knowledge and trust? Should we skip the terms “core business” and “support services”? After all, we all work in the same “business”, as someone on the panel pointed out.
The panel agreed that competence is high in ITM’s support services. It is easy to get help, but we must clearly show that we are on a particular issue or task. We need to meet more often and form teams of competence towards the core business. The panel expressed a wish for the support to understand better how the departments work and their needs. By increasing understanding, we can sharpen our offer. The first day’s discussions resulted in quite a list of questions for the next day’s guests: Kerstin Jacobsson, the university director, and Malin Ryttberg from the management office. Here, too, we organized a mini-panel with Kerstin, Malin, Jenni Hollbrink, and me. We discussed the plan for the merger between the schools’ support and GVS, the IT portfolio for administration, and how we should maintain the freedom and flexibility to provide good service to ITM’s teachers and researchers even though we get standard processes for the whole of KTH. We also learned how the work on the merger is anchored in the core business.
So, what insights do we bring back home? I’d say a lot of new energy and the understanding that changes in themselves do not always carry an improvement, but on the other hand, improvements always happen through change. In Erik’s lecture, we also learned that forming a new habit takes about 66 days. In other words, we risk giving up too soon. If we look 66 days ahead, we land on January 23. We will follow up on the conference to see if we have created new habits linked to fears, chosen truths, attitudes and communication.
Many thanks to all of you!
/Christina Carlsson, Head of Administration at the ITM School
Nu är period 1 precis avslutad och våra dagar är fyllda av både undervisnings- och forskningsaktiviteter samtidigt som dagsljuset blir kortare och kortare. Men som tur är kommer snart adventstiden, vilket gör att vi får börja hänga upp adventskandelabrar och lite julpynt. Det ser åtminstone jag fram emot. 🙂
Examinationsperioden efter period 1 innehöll kurser med en mångfald av olika examinationsformer, bland annat digital examination i datorsal. Examination i datorsal går på många sätt till på samma sätt som en traditionell salsexamination (exempelvis vad gäller ID-kontroll och kontroll att inget kursmaterial används) men skapar samtidigt möjlighet att använda olika slags frågor och frågeställningar. Om du är nyfiken och vill lära dig mer om digital examination så har KTH:s E-lärande publicerat information om vanliga pedagogiska metoder, kurstyper, rekommendationer, tillgänglighet och annat viktigt för digital kursdesign på intranätet:
Som ett extra stöd för lärare har ITM-skolan ett team som består av amanuenser och forskningsingenjörer. De ordnar workshops regelbundet och har skapat en canvassida för att underlätta för lärare att ta till sig all dokumenterad kunskap som finns på intranätet – både med hjälp av korta (5 minuters) guider och videos. Denna canvassida är utformad så att vi kan komma åt innehållet på ett snabbt sätt och mer behovsstyrt. Varje guide kan dessutom laddas ner som en PDF, så att du kan läsa igenom den när du vill.
En kommande viktig händelse är Storträffen den 28/11 (kl. 12.30-16.30) som har temat ”Hitta vägar till Framtidens utbildning”. Storträffen är en aktiv mötesplats, för alla på KTH, oavsett roll och befattning, och arrangeras en gång per termin (på svenska på hösten och engelska på våren). Den absolut största fördelen med att delta i storträffen tycker jag är att det är en arena där många olika funktioner möts för att diskutera, utveckla och utvärdera allt gällande KTH:s utbildningar på alla nivåer, såsom undervisning, utbildning, lärmiljöer, utbildningsstöd, utbildningsbevakning och studentinflytande.
För övrigt hoppas jag ni har läst vicerektor Leif Karis blogginlägg där han reflekterar kring KTH:s uppdrag inom det livslånga lärandet och vilka utmaningar som finns förknippade med detta framöver:
ITM-skolan har, ända sedan KTH påbörjade en utökad satsning på livslångt lärande, utvecklat en stor mängd LL-kurser och det hoppas jag kommer fortsätta under 2023.
Avslutningsvis så hoppas jag att ni alla tänkt delta i KTH:s SoTL-konferens under 2023, det övergripande temat är “Framtidens lärande – lärande för framtiden”. Frågor som kommer diskuteras då är: Vilken typ av undervisning vill vi ha i framtiden? Vad bör göras för att förbereda vår högskola för framtiden? Konferensen är gratis och äger rum på KTH Campus Valhallavägen och online den 7 mars.
/Anna Jerbrant, vice skolchef och grundutbildningsansvarig på ITM-skolan
A variety of examination forms to choose from
Period 1 just finished, and our days are filled with teaching and research activities while the daylight hours are getting shorter. Luckily the advent season is about to arrive, so we can adorn the windows with advent candelabras and other Christmas decorations. At least, that’s what I’m looking forward to 🙂
The examination period contained courses with various examination forms, including digital examinations in computer rooms. Examination in a computer room is in many ways done the same way as traditional classroom examinations (for example, in terms of ID check and controlling that no course material is used), but you also get the opportunity to use different types of questions. If you are curious and want to learn more about digital examination, KTH’s E-learning team has published information on the intranet about common pedagogical methods, course types, recommendations, availability and other essential things for digital course design:
As an extra support for teachers, the ITM school has a team of amanuenses and research engineers. They regularly organize workshops and have created a canvas page to make it easier for teachers to access the documented knowledge available on the intranet with the help of short (5-minute) guides and videos. This canvas page is based on our actual needs and is designed to access content quickly. Each guide can also be downloaded as a PDF that you can read whenever possible.
Storträffen on 28/11 (12.30-16.30) is an important upcoming event with the theme “Finding ways to the education of the future.” The meeting is an active meeting place for everyone at KTH, regardless of role and position, and is arranged once every semester (in Swedish in the fall and English in the spring). The most substantial reason to participate is that it is an arena where many different functions meet to discuss, develop and evaluate everything related to KTH’s education at all levels, such as teaching, education, learning environments, educational support, educational supervision, and student influence.
Incidentally, I hope you have read vice president Leif Kari’s blog post, where he reflects on KTH’s mission within lifelong learning and its future challenges:
Since KTH began an expanded investment in lifelong learning, the ITM school has developed many LL courses, and I hope this will continue in 2023. Finally, I hope you all intend to participate in KTH’s SoTL conference in 2023. The theme is “Learning of the future – learning for the future.” Questions that will be discussed are: What type of teaching do we want in the future? How do we prepare our university for the future? The conference is free and takes place at KTH Campus Valhallavägen and online, on March 7.
Ingen har väl vid det här laget missat den forskningsutvärdering (research evaluation exercise, RAE) som har genomförts på KTH – ett led i ambitionen att kontinuerligt förbättra kvaliteten i forskningen. RAE-processen startade med att varje institution gjorde en självutvärdering av sina forskningsprestationer. Men även institutionernas idéer om hur man kan utveckla forskningen i framtiden är en del av denna rapport. Rapporterna har därefter lästs noggrant av internationella experter som också har intervjuat KTH-forskare innan de lämnat sina slutliga omdömen – inklusive rekommendationer – för framtiden.
KTH:s rektor har nu gett ITM i uppdrag att ta fram forskningsplaner för framtiden utifrån experternas rekommendationer. Därför har prefekterna under året haft diskussioner med sin fakultet för att definiera forskningsaktiviteter som ytterligare höjer forskningen och som kan möta utmaningarna i samhället. Denna övning har innehållit definitioner av nya forskningsområden. ITM-ledningen har nu beslutat sig för att stödja utvecklingen av dessa nya spännande forskningsområden genom att ge ett startbidrag per institution för att anställa nya biträdande professorer. Anställningsprocessen är igång och jag föreslår att detaljerna kring de nya tjänsterna kan förklaras av Andrew Martin som är ny ansvarig för fakultetsförnyelse på ITM, i en framtida blogg.
Jag vill också dela med mig av den glada nyheten att min kollega Mikael Lindström, skolchef för CBH, är slutkandidat för att bli prorektor för KTH. Han har lång erfarenhet från skolchefsarbetet och hans kunskaper kommer säkerligen att vara oerhört värdefulla för KTH:s ledning under de kommande åren. Jag rekommenderar er att ta del av presentationen och utfrågningen av Mikael Lindström som äger rum måndagen den 24 oktober 13.30.
Till sist vill jag säga att jag (och kanske många av er?) har svårt att acceptera att dagarna blir både kallare och kortare nu på hösten. För mig är det viktigt att ta alla chanser att under helgen njuta av lite utomhusaktiviteter, speciellt när det är soligt. Glöm inte att det fortfarande finns mycket svamp i våra skogar så här års. I helgen plockade jag några trattkantareller och gjorde en gräddsås till middagen – det var himmelskt. Så varför inte addera en “svampjakt” till dina helgaktiviteter i höst? Det är både en chans att få lite frisk luft och ger en smaksensation till middagen!
/Pär Jönsson, ITM:s skolchef
Finding new research areas – and mushrooms
Dear colleagues,
As part of KTH’s ambitions to continuously excel the quality of research, the research evaluation (RAE) exercise has been carried out. The whole process started with each department making a self-evaluation of their research accomplishments. In addition, their ideas for developing the research field in the future were also made part of this report. Thereafter, these reports were distributed to international experts who carefully read them. Also, the experts carried out many interviews with researchers at KTH before finalizing their evaluation reports including recommendations for the future.
The KTH President has given ITM the task of developing future research plans based on the recommendations from the experts. Thus, during this year, the department heads have organized discussions among their faculty to define research activities that would excel research, and that would meet challenges in society. This exercise has included the definitions of new research areas.
The ITM management has decided to support the development of these new exciting research areas by providing one starting grant per department for the hiring of new assistant professors. The hiring process for this new faculty is ongoing. I suggest that the details of these new positions can be presented by our new Head of Faculty renewal, Professor Andrew Martin, maybe in a future blog.
I also want to share the happy news that my colleague Mikael Lindström, the Head of CBH School, is the final candidate for becoming the Deputy President of KTH. He has a long experience from working as a Head of School at KTH, and his knowledge will for sure be extremely valuable for KTH management in the coming years. I recommend you take part in the presentation and hearing of Mikael Lindström, which will take place on Monday, October 24 13.30.
Finally, I want to say that I (and maybe many of you?) have a hard time accepting that the days are becoming both colder and shorter now in the fall. For me, it is important to take every chance during the weekend to enjoy some outdoor activities, especially when it is sunny. Do not forget that this time of the year many mushrooms still grow in our forests.
This weekend I picked some chanterelles and made a cream sauce to serve with dinner – heavenly! Why not add a “mushroom hunt” to your weekend activities this fall – it will both give you a chance to catch some fresh air as well as add a taste sensation to your dinner.
Nästa månad är det återigen dags för promovering av KTH:s nyutexaminerade doktorer. Även i år är det ett ansenligt antal nya doktorer från ITM-skolan som kan fira sina framgångar. Det goda utfallet för vår forskarutbildning är givetvis främst ett resultat av doktorandernas ansträngningar, men det är viktigt att betona att det också är helt beroende av de dagliga insatser som görs av skolans många handledare. Bra handledare är nyckeln till en väl fungerande forskarutbildning. I de olika enkäter som genomförts bland våra doktorander framkommer det också tydligt att de problem som ibland uppstår under forskarutbildningen ofta beror på bristfällig handledning. Även om KTH:s riktlinjer och verktyg, såsom den individuella studieplanen (ISP), kan bidra till att skapa ett bra samarbete mellan doktorand och handledare så hänger mycket på den enskilda handledarens kompetens. Inte bara kunskapen inom det egna forskningsområdet utan också förmågan att handleda.
För att ytterligare stärka våra handledares kompetens kommer vi med start den 12 oktober att ha gemensamma sammankomster för skolans handledarkollegium. Alla handledare inom forskarutbildningen är inbjudna att delta. Jag hoppas givetvis på god uppslutning. Vid detta första tillfälle kommer vi att fokusera på våra regelverk, riktlinjer och normer, men också få information om vår handledarutbildning och insikter från genomförda doktorandenkäter. Till det påföljande mötet den 16 december kommer vi att bjuda in såväl handledare som doktorander för att diskutera samförfattande och författarskap, något som ibland kan vara problematiskt, inte minst i relationen mellan handledare och doktorand.
Ambitionen är att ha två möten per termin och jag ser fram emot att handledare och doktorander kommer med förslag på intressanta teman för dessa möten. Det kan röra sig om seminarier och workshops på relevanta teman som exempelvis arbetsmiljö och stress, akademisk effektivitet och publiceringsstrategier, men också hur vi sprider goda exempel och diskuterar olika problemsituationer som kan uppstå. Om det är något specifikt ämne du vill att vi tar upp som relaterar till handledning ser jag fram emot att höra av dig. Det finns oerhört mycket kunskap och färdigheter i ämnet på vår skola. Jag hoppas att vi med dessa möten kommer göra det lite lättare att sprida dessa till våra kollegor.
/Mats Magnusson, Forskarutbildningsansvarig på ITM-skolan
Strengthening the superheroes (the supervisors)
Next month, it’s time for The Conferment of doctoral degrees for KTH’s newly graduated doctors. Also this year, a considerable number of new doctors from the ITM school can celebrate their successes. The excellent outcome of our Third-Cycle Education is of course primarily a result of the doctoral students’ efforts, but it is important to emphasize that it is also entirely dependent on the daily efforts made by the school’s many supervisors. Skilled supervisors are critical to a well-functioning Third-Cycle Education. In the various surveys carried out among our doctoral students, it is also clear that the problems that sometimes arise during this period are caused by insufficient supervision. Although KTH’s guidelines and tools, such as ISP, can contribute to creating a good collaboration between doctoral students and supervisors, the competence of the individual supervisor is key. Not only the knowledge within one’s research area but also the ability to supervise.
In order to further strengthen the competence of our supervisors, we will have joint meetings for the school’s supervisory board, starting on October 12. All supervisors within Third-Cycle Education are invited to participate. I hope that many will show up. On this first occasion, we will focus on our regulations, guidelines and standards but also receive information about our supervisor training and insights from doctoral surveys. In the following meeting (December 16), we will invite both supervisors and doctoral students to discuss co-authorship and authorship, something that can sometimes be problematic, not least in the relationship between supervisor and doctoral student.
The ambition is to have two meetings per semester, and I look forward to supervisors and doctoral students contributing with suggestions for interesting themes for future meetings. This may involve seminars and workshops such as work environment and stress, academic efficiency and publication strategies, but also how we spread good examples and discuss various problem situations that may arise. If there is a specific topic, you would like us to cover that relates to supervisory I look forward to hearing from you. There is an enormous amount of knowledge and skills in this field at our school. I hope that with these meetings we will make it a little easier to spread the knowledge to our colleagues.
/Mats Magnusson, Director of Third-Cycle Education at the ITM School
Stor uppslutning när universitetsdirektören pratade samgående
Förra veckan hade ITM:s verksamhetsstöd besök av Kerstin Jacobsson, vår universitetsdirektör. Det var en fullsatt sal, samtliga biljetter var utsålda till det efterlängtade besöket.
Ett av Kerstins budskap var: ”Under hösten kommer vi att göra olika vägval som innebär att vi bland annat förbättrar bland annat systemutveckling och digitala tjänster”. Musik i våra öron! Kerstin beskrev också vår gemensamma fortsatta utvecklingsresa som egentligen formellt påbörjas den 1 januari 2023. Ledorden kan vi sammanfatta till: samordnat, tillgängligt, verksamhetsnära, kostnadseffektivt, bibehållen kvalité, långsiktigt hållbart.
När jag efter detta event har rört mig ute i stödverksamheten får jag höra att ”det känns mycket bättre nu när vi hört Kerstins prata. Hon imponerade, var saklig, förklarade på ett enkelt vis, och stod med båda fötterna på jorden”. Så jag konstaterar bara att det är viktigt att vi kontinuerligt träffas och delar den information som framkommer allt eftersom arbetet pågår. Tack Kerstin för detta!
Även om den nya organisationen träder i kraft först till nyår är det fullt av aktiviteter kopplade till samgåendet. Som ni nog redan vet arbetar jag och Susanne Odung tillsammans inom ekonomiområdet. Vi har bland annat besökt samtliga skolors och GVS’ ekonomer och genomfört en workshop kring de utvecklingsbehov vi ser, men också för att snabbt försöka plocka de löst hängande frukterna.
Besöken ute på ekonomienheterna var mycket givande. Vi är rätt överens om vad som behöver förbättras i stort och i smått. Diskussionerna har präglats av stort engagemang och högt i tak. Det är ett stort gäng ekonomer som ser fram mot att få vara en del av denna förändringsresa.
Så här glada var vi när vi avslutade workshopen med ITM-skolans ekonomer.
Vi konstaterade dessutom att det känns bra att vi har fram till 2026 på oss, det finns en hel del att utveckla och förbättra.
Parallellt med detta planerar vi den workshop samtliga skolchefer, prefekter och administrativa chefer ska delta i. Här ska vi diskutera vilket behov av ekonomistöd KTH:s institutioner har. Tanken är att vi därefter ska kunna matcha stödet ut mot kärnverksamheten. Det känns både roligt och utmanande att få vara en del av detta förändringsarbete för KTH:s bästa.
/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan
Tickets sold out for Kerstin’s performance
Last week, ITM’s administration had a visit from Kerstin Jacobsson, our university director. It was a packed hall; all tickets were sold out for the long-awaited visit.
One of Kerstin’s messages was: “During the autumn, we will make different choices which mean that we will, among other things, improve system development and digital services”. Music to our ears! Kerstin also described our joint continued development journey, which actually formally begins on January 1, 2023. We can summarize the keywords as coordinated, accessible, close to operations, cost-effective, maintained quality, and long-term sustainable.
After this event, people keep telling me that “it feels much better now that we have heard Kerstin’s talk. She impressed, explained simply, was factual and down to earth”. So I just state that it is important that we meet continuously and share the information that emerges as the work progresses. Thank you, Kerstin, for this!
Even if the new organization does not come into effect until the new year, plenty of activities are already linked to the merger. As you probably already know, Susanne Odung and I work together in the financial field. Among other things, we have visited all the schools’ and GVS’ financial officers and conducted a workshop on the development needs we see. We also have tried to identify low-hanging fruits.
The visits to the financial units were enriching. We quite agree on what needs to be improved, big and small. The discussions have been characterized by great commitment and an open atmosphere. A large group of financial employees are looking forward to being part of this journey of change.
ITM’s financial team after the finished workshop.
We also noted that it feels good to have time until 2026; there is a lot to develop and improve.
In parallel with this, we are planning the workshop for all heads of schools, heads of departments and administrative heads. Here we will discuss what financial support KTH’s departments need. The idea is then to match the support services to the core business. It feels both fun and challenging to be part of this change management for KTH’s good.
/Christina Carlsson, Head of Administration at the ITM School
Author
