In English further down

Min röda tråds slut…

Nu har jag efter mycket grubblande äntligen fattat mitt beslut. Efter 36 år på KTH ska jag aldrig mer gå uppför Osquars Backe för ännu en dag inom verksamhetsstödet. Beslutet blev lite lättare i och med att verksamhetsstödet skulle omorganiseras. Jag har haft förtroendet att tillsammans med mina medarbetare bygga verksamhetsstödet inom ITM-skolan. Vi har varit många som sett till att det finns en röd tråd i det vi gör genom åren. Skolchefer har kommit och gått, men den röda tråden har alltid funnits där; viljan från verksamhetsstödet att stötta nya skolchefer, prefekter, GA, studenter etc. Det är just det som har varit och är vår uppgift: att se till att den röda tråden inte bryts.

KTH har förändrats genom åren, som sig bör, men kanske framförallt inom verksamhetsstödet. När jag började 1988 på Institutionen för industriell ekonomi och organisation attesterades fakturorna på institutionen, men redovisningen sköttes centralt. Tentaresultaten skickades ner för att registreras centralt, ett fåtal gemensamma datorer fanns, men ingen e-mail. När faxen introducerades log vi i mjugg och tänkte ”vilken nymodighet, det kommer inte att funka” (och där hade vi ju mer eller mindre rätt), men inte kunde vi ana den digitala utveckling som sattes igång.

Då fanns egentligen bara det nära stödet inom institutionen, att ge stöd till institutionens lärare kopplat till undervisningen samt ledningsstöd. När jag nu tänker tillbaka slår det mig att det är dit vi är på väg igen, i och med den senaste omdaningen av verksamhetsstödet.

Jag kommer så väl ihåg att vi lite sarkastiskt pratade om ”Kloka Huset”, redan då fanns ”vi och dom”. Detta har inte förändrats genom åren, trots olika typer av omorganiseringar. Här behövs nog en rejäl satsning för att få till en kulturförändring, men det är ett hårt arbete som inte kommer gratis.

Vi pratar ibland om den lite hårda ton som finns mellan kärn- och stödverksamheten. Och visst har det hänt att tonen varit skarp, men jag har aldrig känt mig förminskad eller mötts av disrespekt. Kan det vara så att tonen överlag i samhället har hårdnat och KTH är en del av detta? Vi måste påminna oss om att vara varsamma med hur vi bemöter varandra.

Den 1 oktober lämnar jag över mitt arbete som kanslichef till Jenni Hollbrink som blir tillförordnad kanslichef. Jag kommer att hålla mig backstage och se till att vi får en planerad överlämning fram till i vår, då jag tar ut min pension. Vi människor kommer och går, det får gunga till lite på ytan men inte mer än så och det kommer det heller inte att göra, det finns en stabil grund inom skolkansliet och fantastiska medarbetare som kommer att se till att allt fungerar och att den röda tråden bibehålls.

För mig återstår att försöka klura ut vad jag ska engagera mig i som pensionär, ni som känner mig vet att jag har mycket energi och fantasi, jag kommer att behöva ha något nytt att fokusera på. Jag anar att min man är lite nervös för alla upptåg jag nu hinner med att planera.

Tack alla medarbetare och tack KTH för alla fina, lärorika, spännande år jag fått uppleva inom mitt yrkesliv!

/Christina Carlsson, Kanslichef ITM-skolan

Reaching the end of my thread

After much reflection, I have finally made my decision. After 36 years at KTH, I will no longer be walking up Osquar’s Backe to spend another day within the university administration. My decision was made somewhat easier by the planned reorganization of operational support. I have had the privilege of building ITM’s administrative support within the school alongside my colleagues. Many of us have worked to maintain a consistent thread in what we do over the years. Heads of School have come and gone, but the common thread has always remained: the university administration’s commitment to supporting new school heads, department heads, faculty, students, and others. That has always been our mission — to ensure that this common thread is never broken.

KTH has evolved over the years, as it should, but perhaps nowhere more so than within the university administration. When I started in 1988 at the Department of Industrial Engineering and Management, invoices were certified at the department level, but accounting was handled centrally. Exam results were sent down for central registration, and there were only a few shared computers — no email. When the fax machine was introduced, we smiled and thought, “What a novelty; it won’t last” (and we were more or less right). We could not have imagined the digital transformation that would soon follow.

Back then, administrative support was provided closely within each department, assisting faculty with teaching and management needs. Reflecting on it now, I realize this is where we are heading again with the latest changes to the university administration.

I remember that we spoke somewhat sarcastically about the “Wise House,” even back then, it was always “us and them.” This dynamic has not changed over the years, despite various reorganizations. It will likely take a major effort to bring about true cultural change, but that is hard work that does not come easily.

We sometimes talk about the somewhat strained relationship between the core and support organizations. And yes, there have been times when the tone has been harsh, but I have never felt belittled or disrespected. Perhaps the general tone in society has become harsher, and KTH is simply reflecting that change. It is important to remind ourselves to be mindful of how we treat one another.

Thank you all coworkers, and thank you KTH for all the great, educational, exciting years I have experienced in my professional life!

/Christina Carlsson, Head of ITM School’s Office

The Faculty Board at ITM had its first meeting the other week. Christina’s management office will, among other things, prepare matters for them. 

In English further down.

En förändrad organisation

Om två månader, den 1 april, är jag inte längre administrativ chef vid ITM-skolan, vilket innebär att jag inte längre kommer vara styra över ekonomi, HR och kommunikation. I stället blir jag chef för skolans ledningskansli. Mig kommer man ännu inte undan! Många har undrat hur det nya kansliet kommer att vara sammansatt och fungera, och de senaste veckorna har bilden så smått börjat klarna. Där kommer finnas en kanslichef, vice kanslichef, controller på skolnivå, controller vid varje institution och sist men inte minst kansliets ledningsstöd. Det innebär att tio personer på ITM-skolan kommer att ha som uppgift att stötta skolans samt institutionernas ledningar framöver.

Dessa funktioner finns redan vid ITM idag eftersom vi redan för två år sedan organiserades oss på detta vis. Så för oss blir förändringen mindre än på vissa andra skolor.

Delar av ledningskansliet, den som framförallt stöttar skolans ledning, sitter i Sing-Sing. Skolans verksamhetscontrollers blir kvar fysiskt ute på våra sex institutioner.

Exakt vilka arbetsuppgifter som kommer att falla under ledningskansliet är ännu inte helt fastslaget, men jag tänker mig att kansliet kommer att stötta skolans ledningsfunktioner med att bereda och samordna skolans verksamhetsplanering, liksom att följa upp verksamhetsplanerna. Vi ska bereda ärenden till skolans fakultetsnämnd, bereda och samordna skolans ekonomistyrning, fördela resurser och ha budgetuppföljningar. Exakt vad som ingår är som sagt ännu inte beslutat. Dock vet vi att skolornas kanslier ska ge ett likvärdigt stöd till skolornas ledningar.

ITM:s nya ledningskansli har redan haft sitt första planeringsmöte. Alla i ledningskansliet ska nu få en bättre inblick i de gemensamma utmaningar som institutionerna har, som att exempelvis få en ekonomi i balans.

Utbildningskansliet och servicecenter kommer fortfarande att ligga kvar inom ITM:s verksamhetsstöd. Skolans utbildningshandläggare kommer att planera och bereda de frågor som ska upp till skolans fakultetsnämnd för beslutsfattande. Naturligtvis kommer arbetet göras tillsammans med skolchef, vice ordförande i fakultetsnämnden, Grundutbildningsansvarig (GA) samt Forskarutbildningsansvarig (FA).

Det första mötet i fakultetsnämnden har också gått av stapeln. Det var en lite trevande start, får man nog säga. Det är ett nytt sätt att arbeta på, ingen av oss vet riktigt vad det innebär och hur processer, mandat etc kommer att fungera.  Det tar nog några möten innan vi hittat formen för det hela. Ärenden måste fortsättningsvis vara kvalitetssäkrade innan det läggs fram för nämnden på ett helt annat vis än hur det fungerat tidigare. Förhoppningsvis får vi en bra och öppen diskussion där vi visar respekt för varandras kompetenser och att det blir en bra förankring mellan kollegiet och linjeorganisationen. Jag hoppas att jag kommer att tycka att det är lika spännande, utmanande och roligt att närvara vid skolans fakultetsnämnd som jag tycker att det är att arbeta med skolans ledning och dess prefekter.

/Christina Carlsson, Administrativ chef på ITM-skolan

A changing organization

In two months, on 1 April, I will no longer be the Head of administration at the ITM School, which means that I will no longer be in charge of finance, HR and communication. Instead, I will be the Head of the school’s management office. You won’t get rid of me just yet! Many people have wondered how the new office will be composed and function, and in recent weeks the picture has begun to emerge. There will be a head of office, vice head of office, controller at school level, controller at each department and, last but not least, the office’s management support. This means that ten people at the ITM school will have the task of supporting the management of the school and the departments in the future.

These functions already exist at ITM today, two years ago we organized ITM in this way. Thus, for us, the change will be less comprehensive than for some other schools.

Parts of the management office, which primarily supports the school’s management, are located in Sing-Sing. The department’s controllers will remain physically at our six departments.

Exactly what tasks will fall under the management office is not yet fully determined, but I imagine that the office will support the school’s management functions in preparing and coordinating the school’s operational planning, as well as following up on the operational plans. We will prepare matters for the school’s faculty board, prepare and coordinate the school’s financial management, allocate resources and monitor the budget. Exactly what is included has not yet been decided. However, we know that the schools’ new offices will provide equal support to the schools’ managements.  ITM’s new management office has already had its first planning meeting. Everyone in the management office will now have a better insight into the common challenges faced by the departments, such as balancing their finances.

The School’s Office for student affairs and Service Center will remain in the ITM organisation. The School’s Office for student affairs will plan and prepare the matters that will go to the school’s faculty board for decision-making. Of course, the work will be done together with the Head of School, the vice chair-person of the faculty board, the Director of First and Second Cycle Education (GA) and the Director of Third-Cycle Education (FA).

The first meeting of ITM’s Faculty Board has also taken place. It was a bit of a shaky start, one might say. It is a new way of working, none of us really know what it means and how processes, mandates, etc. will work.  It will probably take a few meetings before we find our way. Cases must continue to be quality assured before they are presented to the board in a completely different way than how it was done before. Hopefully we will have a sound and open discussion where we show respect for each other’s competencies and that there will be a useful link between the faculty and the line organization. I hope that I will find it as exciting, challenging and fun to attend the school’s faculty board as I find it to work with the school’s management and its heads of department.

/Christina, Head of the Administration at the ITM School