Dear colleagues,
I just wanted to send a short message to thank all of you for your efforts during the first half of this year!
Many of you have already attended the graduation ceremonies at your children’s schools. I am sure that you have sang the traditional song “Den blomstertid nu kommer..” and left the school with your children thinking “finally the best part of the year has begun”. Some of my colleagues has told me that the “ITM personel has already logged out from KTH in their minds”. Thus, my message will be short:
Enjoy you summer vacation with friends and family! Take the chance to do those things you love to do but never had time to do during this first half year.
Myself I will make a trip to the US to visit family and friends. Besides this we have spotted some really interesting Frisbee golf courses in both the mountains and deserts that we will will try.
I am looking forward to meet you again after the summer. Do not forget to come to the ITM summer party on August 21 at Brazilia. Here, we can share our vacation memories.
Magnus Åkesson, Claes Tissel, Ida Naimi-Akbar, Mia Hesselgren, Farazee Mohammad Abdullah Asif, Per Johansson, Nathalie Kirchmeyer, Saman Gunasekara, Fredrik Asplund, Tecla Malmström, Robert Tomkowski, Mana Farshid, Pär Jönsson. Graduates missing in the photo: Chris Hulme and Johan Lundberg.
Dear colleagues,
We have reached the end of the spring semester. This is one of the most intensive periods of the year, since we need to finish important things before we can enjoy a vacation. Many of you are involved in preparing for and correcting exams. Also, many PhD defenses are made during this period. However, this year I believe it feels a little bit easier for most of us to handle this intensive period. This is because the weather has been fantastic and we can enjoy the activities we love to do during the warm, long and bright evenings.
Battling the economic situation
Since January, all units and departments have worked with a “balanced economy”. The situation at each department is unique, and different solutions have been found or need to be found. On May 29, when we met the President for a “School dialogue” we presented the situation at each department. It was clear to him that the you, the ITM staff, do your best to assist in improving the economy. For example, we showed that we decreased the cost for offices and labs by sharing rooms. Here, I want to point out that the President is quite upset about the situation regarding the high rents, as you can read more about in his blog.
We were also able to show that we have increased the number of students. For example, the number of masters students admitted to ITM programmes have increased by 30 percent compared to last year. Strong educational efforts have been made especially at the Departments of Learning, Industrial economics and management and Engineering Design. Also, our researchers have obtained many new research contracts during 2023 and submitted many proposals during 2024. Here, especially the faculties at the Departments of Materials Science and Engineering and Energy Technology have done an impressive job, but also personnel at Production Engineering and Engineering Design increased the number of contracts in 2023. Despite these positive developments we will still do not reach a balanced economy during 2024! However, most of our departments will reach a balanced economy during 2025 if we continue to increase the number of students and external contracts, and at the same time continue to control our financial situation by not hiring people if there is no money, for example.
Foster future leaders at ITM
The graduation of the first class in the 13 months ITM future leader program – FLITM1- took place on Näsby Castle on May 31, see photo. The course leader Magnus Åkesson was praised by the graduation class for his ability to teach them about relevant tools for leadership development, team building, coaching etc. Thus, all these abilities which are of highest importance in order to serve as a leader. This is a unique program that has the goal to teach potential leaders relevant abilities, before they obtain leader positions. The FLITM program has been developed by Magnus Åkesson, who has a long experience working with coaching and leadership development in academia. After discussions with Anna Wahl I have also provided some ideas to the content.
G(r)o(w)ing bananas
Banana tree wanting to be planted outside, after surviving the winter in the garage.
As usual, I comment on my work as a hobby gardener at home. This year my wife thought that I have gone bananas, since I decided to grow bananas outdoors in Sweden. I have studied some different techniques on youtube to get some inspiration, but of course, most gardeners do it in warmer climates compared to ours. However, then suddenly I run in to my neighbor who is a storeowner and meet many people. He told me that he met a man that has succeeded to grow bananas outdoors in Österåker. The only problem is that it took him twenty years to get banana fruits! So, I will just have to wait and see if I live long enough to see if I also succeed…
Verksamhetsnära. Inom verksamhetsstödet är det ordet som används mest och dagligen, ja det har nästan blivit som en slogan. Så vad är nu verksamhetsnära?
Under ett par års tid har man arbetat med ramarna för verksamhetsstödet. Självfallet måste dessa finnas för att vi inom stödet ska kunna bli effektiva, veta vem som ansvarar för vad och hur processerna ser ut. Men formen är ju inget vi ska behöva tänka så mycket på, den ska bara finnas där så att vi alla har samma karta. Det är som att baka en sockerkaka, inte bryr vi oss om bakformen, vi vill åt det som befinner sig i formen.
Verksamhetsnära, vem är det vi ska vara nära? Om alla ska befinna sig nära i alla frågor kan det nog också bidra till att det blir rörigt, alla springer på samma boll, vi dubbelarbetar. För oss som jobbar på skolor är det inget nytt att vara verksamhetsnära, vi har en ständig dialog med kärnverksamheten. Men vi behöver se till att alla inom stödverksamheten har en gemensam syn på vad det innebär för att undvika stora glapp mellan sakområdena (före detta GVS) och skolkanslierna. Även för detta måste det finnas en form.
Ordet ”nära” har nog olika betydelse beroende på vem man frågar. Ett av mina barnbarn säger sig ha vänner i New York. Jag kontrar med ”men du har ju aldrig varit där!”. Barnbarnet: ”Nej, du har inte tagit mig dit! Men jag kan ha vänner där ändå.” Hon tittar på mig med en överseende blick… och jag vill inte riktigt veta vad hon tänker (förmodligen: ”hon hänger inte med”). Det slår mig då att jag hade brevvänner när jag var i den åldern, personer jag inte heller hade träffat, men ändå ansåg vara vänner i någon bemärkelse, dock på avstånd. Så nära behöver inte betyda fysiskt nära.
Så nu tillbaka till verksamhetsnära. Det får inte bli en hierarkisk fråga där alla inom VS ska gå direkt på skolchef, prefekt, enhetschefer etc för att bli verksamhetsnära. Det lyfter inte bort administration från kärnverksamheten, tvärt om. Vi kan inte runda skolkanslierna som är den inrättning som gör att vi befinner oss innanför ramen, och som proaktivt arbetar med de frågor som gör att vi är verksamhetsnära. Om det blir för många som uppvaktar skolchefen utan att se till att det finns en dialog mellan sak-området och skolkanslierna så kommer våra skolchefer, prefekter, enhetschefer etc att få allt mer administrativt arbete.
Vi måste se till att vi inom verksamhetsstödet skapar rätt förutsättningar för samtliga nivåer. För det får inte bli en social hierarki, som skapas utifrån maktförhållandet till kunskap om kärnverksamheten där kunskap kan ge högre social status.
Låt oss inte glömma bort att vi alla ska vara verksamhetsnära, men även för detta måste det finnas en form, en karta som vi ritat tillsammans.
/Christina Carlsson, Kanslichef ITM-skolan
We need a frame for our new slogan
“Close to operations” (verksamhetsnära). Within the University administration (UA), these are the words that are used most frequently at the moment, indeed it has almost become a slogan. So what is “close to operations”?
For a couple of years, work has been done on the framework for University administration. Of course, these frames must exist so that the support can be effective, know who is responsible for what, and what the processes look like. But, the form is not something we should have to think about on a daily basis, it should just be there so that we all agree on the map. It’s like baking a sponge cake, we don’t care about the baking pan, we want what’s in the baking pan.
Close to operations – then who should we be close to? If everyone has to be close in all matters, it can probably also contribute to it being messy, duplicate efforts, we double work. For those of us who work for our schools, being close to operations is nothing new, we have a constant dialog with the core business. But we need to make sure that everyone in the support services (UA) has a common understanding of what that means, in order to avoid big gaps between the subject areas (HR; Economy etc) and the school offices. Here, we need to find a framework too.
The word “close” probably has different meanings depending on who you ask. One of my grandchildren claims to have friends in New York. I say: “but you’ve never been to New York!”. The granddaughter: “No, cuz you haven’t taken me there! But I might have friends there anyway.” She looks at me with a look of indulgence… and I don’t really want to know what she’s thinking (probably: “she doesn’t get it”). Then, it strikes me that I had pen pals when I was that age, people I hadn’t met either, but still considered friends in some sense, albeit at a distance. So close does not necessarily mean physically close.
So now back to business proximity. This must not become a hierarchical issue where everyone in the UA should address to head of school, head of department, head of unit, etc. directly in order to become close to operations. It does not take administration away from the core business, on the contrary. We cannot bypass the school’s offices, which are the ones that keeps us within the framework, and which proactively works on the issues that make us operational. If there are too many people courting the school management without ensuring that there is a dialog between the subject area and the school offices, the core business will only get more and more administrative work.
We must make sure that we create the right conditions for all levels in the UA. It must not become a social hierarchy, created based on the power relationship to knowledge of the core business where knowledge can give higher social status.
Let’s not forget that we should all be close to operations, but even for this there must be a frame, a map that we draw together.
30 nya professorer och en översyn av utbildningsutbudet
De senaste två veckorna har varit händelserika på KTH. Den 10 april antog rektor nya riktlinjer för granskning och revidering av KTH:s utbildningar och kurser. KTH:s utbildningsportfölj ska vara av högsta kvalitet och internationellt konkurrenskraftig. Utbildningen bör därför bygga på följande sex principer:
Social relevans och främjande av ett hållbart samhälle
Unicitet inom KTH, dvs en profilering som inte täcks av andra program på KTH
Tillräckligt söktryck och genomströmning av studenter
Integration med KTH:s forskning
Tillgänglighet för studenter med olika bakgrund vad gäller kön, akademisk bakgrund och nationalitet
Arbetsmiljö och ekonomi ska vara hållbara.
Mot den bakgrunden har alla skolor vid KTH uppdraget att se över sin utbildningsportfölj vilket vi på ITM-skolan snart kommer ta fram planer för.
Från ett mer personligt perspektiv kan jag berätta att jag installerades som professor vid en ceremoni på Grand Hotel den 12 april, där även hedersdoktorerna fick utmärkelser. Det var ett fantastiskt evenemang, mycket välorganiserat och festligt. I år installerades nästan 30 nya professorer. Som en del av ceremonin visades korta videor av de nya professorernas forskning. Många arbetar inom områden som är relevanta för ett hållbart samhälle. Detta är verkligen inspirerande och det belyser den viktiga roll som KTH spelar.
/Frauke Urban, Grundutbildningsansvarig på ITM-skolan
30 new professors and a revision of the educational offer
The last two weeks have been very interesting at KTH. On 10 April, KTH’s president adopted new guidelines for the reviewing and revision of KTH’s educational programs and courses. The educational portfolio should be of the highest quality and internationally competitive. The education should therefore be based on the following six principles:
Social relevance and promoting a sustainable society
Uniqueness within KTH, i.e. with a profile that is not covered by other programs at KTH
Adequate student numbers and progression
Integration with KTH’s research
Accessibility for students with different backgrounds regarding gender, academic background and nationality
Sustainable in terms of the working environment and finances.
Against this background, all schools at KTH have been asked to review their educational portfolio. At the ITM school we are in the process of developing plans for starting the review process soon.
On a more personal note, I was inaugurated as a professor at the professors’ ceremony at Grand Hotel on 12 April. It was an amazing event, very well organized and very festive. The ceremony also included awards to the honorary doctors. This year nearly 30 new professors were installed. As part of the ceremony, short videos of the research of each of the new professors was shown. Many of the newly installed professors are working in areas that are relevant for a sustainable society. This is truly inspirational and it highlights the important role that KTH plays.
Efter en påskhelg med solsken och en påtaglig känsla av vår i luften kom så ett av senvinterns sedvanliga bakslag med snö och kyla. Så här års är vädret i Stockholm ofta väldigt föränderligt och jag tror också att vi är många som känner att det är väldigt mycket som också håller på att förändras på KTH och på vår skola.
De flesta är vid det här laget medvetna om den stundande campusflytten, att verksamhetsstödet får ny organisation, att vi får nytt kvalitetssystem och förtätar kontorsutrymmen. Många av oss har också alldeles nyligen arbetat med kursbudgetar, ett viktigt första steg mot att få en grundutbildning i ekonomisk balans. Även om det är stora skillnader mellan våra institutioner har vi på skolnivå ett stort budgeterat underskott för vår grundutbildning. För att nå en övergripande ekonomi i balans måste vi komma tillrätta med detta vilket kräver arbetsinsatser på alla nivåer. Som ett första steg behöver vi anpassa den arbetstid vi lägger på kurser, så att den på övergripande nivå är i linje med den ersättning vi de facto erhåller för utförd utbildning. Detta innebär inte att varje enskild kurs måste gå runt ekonomiskt. Vi ska även framöver kunna ge kurser av strategiska skäl, men då behöver det också finnas några andra kurser som genererar ett överskott som kan täcka ”dyrare” kurser.
Jag fick själv en ögonöppnare när jag gick igenom mina egna kurser och insåg att de definitivt behövde effektiviseras. Därför kommer jag att minska antalet traditionella föreläsningar i sal något och istället använda andra pedagogiska medel. Min förhoppning är att dessa förändringar inte bara minskar kostnaderna utan också kommer att leda till bättre kurser som är mer i linje med idéerna i ”Framtidens utbildning”. På sikt kommer vi att behöva ta ett större grepp om skolans hela utbildningsutbud, men som alltid i förändring gäller det att ta sig an lagom stora utmaningar åt gången.
Förändringar som kanske inte är lika påtagliga, men likväl väldigt viktiga, är de som pågår inom forskarutbildningen. Inom kort kommer våra doktorsprogramsansvariga att lägga fram nya studieplaner. Dessa kommer att vara mer lika varandra än tidigare. Förutom att vår skolgemensamma introduktionskurs kommer att vara obligatorisk för alla ITM-doktorander införs också fler obligatoriska seminarietillfällen. Avsikten är att öka doktorandernas synlighet och därigenom kunna erbjuda bättre stöd till doktorander och handledare när det behövs. En annan viktig insats i detta sammanhang är att förbättra kursutbudet för våra doktorander. Vi har på sistone rensat ut ett stort antal inaktiva forskarutbildningskurser och det är nu hög tid att inrätta nya, som också ges tillräckligt regelbundet. Eftersom forskarutbildningskurser inte finansieras på samma sätt som grundutbildning behöver de schemaläggas för att komma in i bemanningsmatriser och finansieras med de medel vi faktiskt tilldelas för forskning och forskarutbildning. En vänlig uppmaning till alla lärare är därför att inkomma med förslag på nya forskarutbildningskurser till våra doktorsprogramansvariga.
/Mats Magnusson, andre vice skolchef på ITM
Change of weather, change of KTH
After a weekend of Easter sunshine and a tangible feeling of spring in the air, one of the typical late winter setbacks arrived with snow and cold. At this time of year, the weather in Stockholm often fluctuates greatly, mirroring the changes occurring at KTH and within our school.
By now, most of us are aware of the upcoming campus move, the reorganization of university support, the implementation of a new quality system, and the densification of office space. Many of us have also recently been involved in working on course budgets, which mark an important initial step towards achieving financial balance in first and second cycle education. Despite significant differences between our departments, we are facing a substantial budget deficit at the school level for first and second cycle education. To rectify this, concerted efforts are required across all levels. As a first measure, we need to align the time we devote to courses with the compensation we receive for educational provision, ensuring overall financial balance. This doesn’t imply that every single course must be financially profitable. While we will continue to offer courses for strategic reasons, some should generate a surplus to offset the costs of “more expensive” courses.
Upon reviewing my own courses, I realized the need for streamlining. Consequently, I will slightly reduce the number of traditional lectures in favor of alternative pedagogical methods. My aim is for these adjustments not only to reduce costs but also to enhance the quality of courses in line with the principles of the “Future Education.” In the long run, we must adopt a broader perspective on the school’s entire educational portfolio. However, as with any change, it’s crucial to tackle just the right amount of challenges at a time.
Changes that may be less obvious but are nonetheless crucial are taking place in third-cycle education. Soon we will introduce new study plans, which will be more standardized than before. Alongside making our school-wide introductory course mandatory for all ITM doctoral students, we will introduce more compulsory seminars. The aim is to enhance the visibility of doctoral students and provide better support to them and their supervisors when necessary. Another significant endeavor is to enhance the range of courses available to our phd students. We have recently discontinued numerous inactive third-cycle courses, and it’s now imperative to establish new ones that are consistently offered. Since third-cycle courses aren’t funded in the same manner as first-and second cycle courses, they need to be incorporated into staffing matrices and financed using allocated funds for research and third-cycle education. Therefore, I kindly urge all teachers to propose new courses to our doctoral program coordinators.
/Mats Magnusson, Second Deputy Head of the ITM School
Author
